En el ámbito de los Establecimientos de Larga Estadía para Personas Mayores (ELEAM), la gestión de información es fundamental para garantizar una atención de calidad. Sin embargo, muchos ELEAM en Chile aún dependen de registros en papel para manejar datos sensibles de los residentes, desde historiales médicos hasta contratos y registros administrativos. Este sistema no solo es ineficiente, sino que también plantea riesgos legales y operativos significativos.
Con la creciente relevancia de la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y la próxima entrada en vigor del Decreto 20, los ELEAM enfrentan la urgente necesidad de transformarse digitalmente para proteger la información de los residentes y cumplir con las exigencias normativas. Este artículo analiza los desafíos actuales y cómo la digitalización puede marcar la diferencia.
El desafío de proteger datos sensibles en ELEAM
La Ley N.º 19.628, también conocida como Ley de Protección de Datos, establece obligaciones claras para cualquier institución que maneje información personal, especialmente si incluye datos sensibles como el estado de salud. Esta ley exige:
- Consentimiento informado para el manejo de datos.
- Confidencialidad en el almacenamiento y acceso.
- Medidas de seguridad para prevenir el acceso no autorizado, pérdida o modificación de la información.
En los ELEAM, donde la información en papel es la norma habitual, estas exigencias son difíciles de cumplir. Por ejemplo:
- Exposición de datos: Los documentos físicos pueden ser accesibles a personal no autorizado o incluso extraviados.
- Pérdida irrecuperable: Un incendio, una inundación o simplemente un error humano puede significar la destrucción total de historiales médicos o registros administrativos.
- Dificultad para auditar y monitorear: Los sistemas en papel no permiten un seguimiento claro de quién accede o modifica la información.
Además, el manejo inadecuado de datos puede derivar en sanciones legales, pérdida de confianza de las familias y, lo más crítico, poner en riesgo la seguridad y el bienestar de los residentes.
El impacto del Decreto 20 en la gestión de información
El Decreto 20, que regulará los ELEAM a partir de 2025, exige altos estándares en el manejo de información para garantizar el bienestar de las personas mayores. Entre sus disposiciones relevantes están:
- Registros clínicos actualizados: Cada ELEAM debe contar con un historial médico y social actualizado para cada residente, accesible para el equipo técnico y las familias.
- Protocolos de ingreso y egreso: La documentación de cada residente debe incluir consentimientos, evaluaciones de dependencia y registros detallados de atención.
- Gestión de emergencias y medicamentos: Los ELEAM deben documentar detalladamente las acciones tomadas en emergencias médicas, incluyendo la administración de medicamentos y tratamientos.
Cumplir con estas exigencias mediante sistemas en papel no solo es complicado, sino también riesgoso. La digitalización, en cambio, permite:
- Centralizar y asegurar la información: Un software de gestión como MERA INN asegura que toda la documentación esté organizada y disponible en un solo lugar.
- Facilitar auditorías: Los datos digitalizados pueden ser revisados fácilmente por las autoridades competentes, evitando multas o sanciones.
- Automatizar alertas y seguimientos: La digitalización permite que los equipos estén informados de vencimientos de licencias, medicamentos o revisiones médicas, promoviendo un cumplimiento continuo.
El valor del análisis de datos en la atención a personas mayores
Además de garantizar el cumplimiento legal, la digitalización abre la puerta al análisis de datos, una herramienta poderosa para mejorar la atención en los ELEAM. Con sistemas manuales, es prácticamente imposible identificar patrones o realizar análisis predictivos. Por ejemplo:
- Identificación de riesgos: Analizar datos históricos puede ayudar a identificar residentes en riesgo de caídas, infecciones o complicaciones médicas.
- Optimización de recursos: El análisis de turnos y actividades permite asignar personal y recursos de manera más eficiente, mejorando la calidad del servicio.
- Toma de decisiones basada en evidencia: Los datos pueden informar decisiones sobre inversiones en infraestructura, formación del personal o nuevos programas de atención.
Digitalización: un cambio necesario para ELEAM de cualquier tamaño
Es un error pensar que la transformación digital es solo para grandes ELEAM. Tanto una residencia con siete personas mayores como una con más de 100 residentes pueden beneficiarse de la digitalización.
Para ELEAM pequeños, un software de gestión digital simplifica procesos complejos y libera tiempo para centrarse en el cuidado de los residentes. Para ELEAM más grandes, la digitalización asegura el cumplimiento normativo y mejora la coordinación entre equipos.
Algunas ventajas concretas de digitalizar la gestión incluyen:
- Acceso remoto: Permite que el personal autorizado consulte información desde cualquier lugar, mejorando la rapidez en la toma de decisiones.
- Reducción de errores: Los sistemas digitales automatizan tareas repetitivas, eliminando errores comunes como duplicación de datos o registros incompletos.
- Seguridad avanzada: Los datos están protegidos con sistemas de encriptación y accesos restringidos, garantizando el cumplimiento de la Ley N.º 19.628.
Construyendo conciencia: proteger la información para proteger a las personas
La transformación digital no es solo una cuestión de modernización; es una necesidad para cumplir con la ley, mejorar la atención y garantizar el bienestar de los residentes. La dependencia de sistemas en papel ya no es sostenible ni segura en un entorno regulatorio cada vez más exigente.
Si eres dueño o director de un ELEAM, te invitamos a reflexionar sobre los riesgos actuales y a considerar la digitalización como una inversión en el futuro de tu residencia. No importa el tamaño de tu ELEAM, proteger la información de los residentes es un paso esencial hacia una atención más digna y profesional.
El cambio comienza hoy. Transformemos juntos la gestión de los ELEAM para un cuidado más seguro y eficiente.
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